« Edellinen | Seuraava »

EU:n tietosuojaseloste

 

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Harjavallan palvelus- ja seurakoiraharrastajat ry

 

Tämä on Harjavallan Palvelus- ja Seurakoiraharrastajat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018. Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

 

1. Rekisterinpitäjä

Harjavallan Palvelus- ja Seurakoiraharrastajat ry (y-tunnus 0898716-1)

Hosiossaarentie 1, 29200 Harjavalta

Sähköpostit: hpsh@hpsh.net

Puhelinnumero: 0447672045

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jäsenrekisterin hoitaja, pieneläinhautausmaan rekisterinhoitaja ja tietosuojavastaava, Pauliina Heikkonen, hpsh@hpsh.net, 0447672045

 

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri ja pieneläinhautausmaan asiakasrekisteri

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • julkisen tehtävän hoitaminen, tai
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä pieneläinhautausmaan osalta sopimusten täytäntöönpanoon.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, yhteydenpito jäseniin, jäsenmaksulaskujen postittaminen ja hallinta, pieneläinhautausmaan asiakkaiden osalta rekisterin ylläpito hautapaikkojen hallinnan ja uusiokäytön mahdollistamiseksi

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön etu- ja sukunimi, yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite), tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot (laskutusosoite, mikäli eri kuin yhteystiedoissa ilmoitettu), muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Lisa¨ksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsitelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyähenkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, etta¨ rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
  • Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

Tiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kun henkilö on yhdistyksen jäsenenä. Jäsenyyden päättymisen jälkeen hekilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäseyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttää pidempää säilytysaikaa. Pieneläinhautausmaan asiakasrekisterissä tietoja säilytetään niin kauan kuin pieneläinhautausmaan ylläpito jatkuu tai 10 vuotta pieneläinhautausmaan toiminnan lakkauttamisesta. Rekisteritiedot poistetaan hautapaikan uusiokäytön yhteydessä.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä tai pieneläinhautausmaan asiakkaalta sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa jäsen tai asiakas luovuttaa tietojaan.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan tarpeellisilta osin luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden tai palveluiden toteuttamiseksi. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Harjavallan Palvelus- ja seurakoiraharrastajat ry ei julkaise pieneläinhautausmaan asiakasrekisteriä tai jäsenrekisteriä kokonaisuudessaan, tai niihin ilmoitettuja yhteystietoja sosiaalisessa mediassa, yhdistyksen www-sivuilla tai muussakaan yhteydessä, ellei joku asianomistaja erikseen omien yhteystietojensa julkaisemista pyydä. Luottamustehtäviä tai niihin verrattavissa olevia tehtäviä hoitavien jäsenten nimet ja yhteystiedot tarpeellisilta osin voidaan julkaista heidän luvallaan yhdistyksen sosiaalisen median kanavissa, www-sivuilla tai muussa yhteydessä.

Henkilöiden osoitteita, puhelinnumeroita tai sähköpostiosoitteita ei luovuteta ilman asiakkaan / jäsenen erillistä suostumusta muille tahoille. Henkilötietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin muille tahoille.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden asianhoitajien toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai tyo¨paikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kutn henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Yhteystietojen poistaminen jäsenrekisteristä tarkoittaa yhdistyksestä eroamista. Henkilö ei voi olla Harjavallan Palvelus- ja Seurakoiraharrastajat ry:n jäsen mikäli hänen yhteystietojaan ei ole tallennettu jäsenrekisteriin, sillä yhdistyksen sääntöihin vedoten osoitetietoja tarvitaan jäsenmaksujen laskutusta varten. Jäsenmaksua ei voi maksaa anonyymisti käteisellä.

 

Harjavallan Palvelus- ja Seurakoiraharrastajat ry toimii myös koe-, kilpailu- tapahtuma- ja testijärjestäjänä. Kokeiden, kilpailujen ja testien osalta laaditaan tapahtumakohtainen osallistujalista, jonka kanssa noudatetaan voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä ja -asetuksia. Osallistujat luovuttavat järjestävälle yhdistykselle osallistuessaan yhteystietonsa koetta, kilpailua, tapahtumaa tai testiä koskevaa yhteydenpitoa varten. Yhteystietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Koiran ohjaajasta julkaistaan vain etu- ja sukunimi sekä hänen edustamansa seura sekä koiran tiedot. Osallistujalistan laatimisesta vastaa koetoimitsija tai kilpailun, kokeen, testin tai tapahtuman nimetty järjestäjä, joka sitoutuu noudattamaan voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä ja käsittelemään henkilötietoja asianmukaisesti.

 

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttmämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jäsensihteerille. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Harjavallan Palvelus- ja Seurakoiraharrastajat ry, Jäsensihteeri, hpsh@hpsh.net, 0447672045.

 

Lisätietoa:

 

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FIN&toc=OJ:L:2016:119:FULL